Draaiboek maken

Een draaiboek is een gedetailleerd plan of script dat de organisatie en uitvoering van een evenement, project, productie of een andere complexe activiteit beschrijft. Het bevat stapsgewijze instructies, tijdschema’s, taken, verantwoordelijkheden, en soms ook contactgegevens en technische details.

Een draaiboek is essentieel voor een soepele voortgang en coördinatie en helpt betrokkenen om hun rol en de volgorde van gebeurtenissen duidelijk te begrijpen.

De groep #

Je begint met een datum prikken samen met de vrijwilliger(s). Vervolgens ga je kijken welke leeftijd de groep heeft waar jullie een programma voor gaan maken.

Bij het plannen van een activiteit is het belangrijk om eerst een duidelijk overzicht te krijgen van de deelnemers. Noteer het aantal deelnemers, de verhouding tussen jongens en meisjes, en eventuele bijzonderheden van de kinderen (zoals lichamelijke, psychische of sociale aspecten). Informatie over de soort groep, indien bekend van eerdere activiteiten, scholen of ouders, helpt je om de kenmerken van die groep beter te begrijpen.

Betreft het bijvoorbeeld een energieke groep die beter reageert op actieve activiteiten, of is het een meer ingetogen groep die geschikter is voor rustigere activiteiten?

Afhankelijk van deze kenmerken en de leeftijd van de deelnemers, kun je ook beslissen hoe de leiding wordt verdeeld en wie op welke kinderen let tijdens de activiteit, zoals bij het verzamelen voor de bus.

Afspraken #

Als leiding is het belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken en te bespreken. Denk hierbij aan het budget voor de activiteiten, de starttijd van de dag, de etenstijden en de bedtijd voor de kinderen.

Daarnaast is het van belang om te weten wat wel en niet toegestaan is op de locatie. Bijvoorbeeld, in sommige gebieden mag je geen kampvuur maken. Verder is het belangrijk om de beschikbare en alternatieve ruimtes te overwegen. Bij slecht weer moet je in staat zijn om de activiteiten binnen uit te voeren met de groep.

TIP: Zorg dat je voor aanvang van de activiteit de ruimte al hebt ingericht.

Naast de vrijwilligers is er doorgaans een algemeen ondersteunend of coördinatieteam actief. Dit team heeft verschillende verantwoordelijkheden, waaronder iemand die de financiën beheert, een persoon met een EHBO-diploma, iemand die de keuken beheert in overeenstemming met de hygiënecode, een verantwoordelijke voor brandveiligheid, en ook altijd iemand die beschikbaar is om in noodgevallen te rijden.

Programma #

Als leiding wil je een aantrekkelijk programma samenstellen. Op internet kun je veel inspiratie opdoen voor activiteiten, en je kunt uitzoeken welke ondernemers in de buurt zijn en wat ze kosten. Noteer al deze ideeën op papier.

Vervolgens maak je als leiding keuzes over welke activiteiten uitvoerbaar zijn, rekening houdend met zaken als budget en tijd. Bij het opstellen van het programma is het handig om de duur van elke activiteit en de reistijd (indien van toepassing) te noteren. Het is ook belangrijk om een flexibel programma te hebben, zodat je bijvoorbeeld de activiteiten van een dinsdag- en donderdagochtend gemakkelijk kunt omwisselen. Zorg ook voor alternatieve opties voor het geval van bijvoorbeeld aanhoudend slecht weer.

Vervolgens formuleer je een doel voor de activiteit. Hoewel dit formeel klinkt, is het doel binnen jeugd- en jongerenwerk vaak gericht op aspecten als ‘plezier hebben’ en ‘gezelligheid’, of, op een meer indirecte manier, het ‘stimuleren van creativiteit’.

Als jij de uitleg geeft over een spel verwacht je dat iedereen luistert, dat is al een doel op zich.

Materialen #

Zodra duidelijk is welke activiteiten je gaat ondernemen, is het tijd om een lijst met benodigde materialen (materialenlijst) op te stellen. Met andere woorden, bepaal wat er nodig is om de activiteit succesvol te laten verlopen. Daarnaast maak je afspraken over wie verantwoordelijk is voor het verzamelen van de verschillende materialen.

Uitstapje #

Het is belangrijk voor het algemeen ondersteunend team om op de hoogte te zijn van wanneer er behoefte is aan vervoer of lunchpakketten. Zorg als leiding voor een heldere communicatie door de benodigde lijsten tijdig aan te leveren. Dit helpt irritaties te voorkomen en verhindert dat het ondersteunend team op het laatste moment overbelast raakt met werk.

Communicatie #

Ook tijdens de week is het handig dat jullie regelmatig afstemmen met elkaar. Houd elkaar op de hoogte van de voortgang, wijs op taken die nog voltooid moeten worden, deel informatie over incidenten met een kind of kinderen, en sta open voor wederzijdse feedback.

Praat ook met de kinderen; zij voelen zich veilig bij jou als leiding en zullen je laten weten wat ze leuk vinden of juist niet. Dit helpt je om toekomstige activiteiten te verbeteren. Wees je er ook van bewust dat kinderen die pijn hebben en zich bij jou veilig voelen, sneller naar jou toe zullen komen voor troost of hulp.

Veiligheid #

Het is belangrijk om de risico’s van geplande activiteiten van tevoren te bespreken. Bijvoorbeeld, als je een boomhut gaat bouwen, wees je dan bewust van het risico dat kinderen zich kunnen bezeren met gereedschap zoals een hamer. Ga je winkelen? Houd er rekening mee dat je kinderen makkelijk uit het oog kunt verliezen, vooral in een speelgoedwinkel. Bij voetballen, wees je bewust van het feit dat meisjes dit misschien minder leuk vinden en dat jongens soms ruw kunnen spelen.

Als je binnen een actief spel doet, let dan goed op de inrichting van de ruimte. En belangrijk: weet wat je moet doen als er iets gebeurt. Ben je voorbereid op onvoorziene situaties?

Omdat tijdens een kamp of activiteit ongelukjes nu eenmaal kunnen gebeuren, is het van belang dat je weet hoe je moet handelen. Deze vaardigheden kun je opdoen tijdens één van onze trainingen.

Voor de meest voorkomende kleine ongelukken hebben we een overzicht samengesteld inclusief stappen hoe je daarmee om kunt gaan.

Hier volgt het overzicht:

Wespensteek – Rode Kruis #

• Koel met ijs.
• Houdt de zwelling aan, neemt hij toe of twijfel je? Neem dan contact op met de huisarts.
• Bel 1-1-2 bij een steek in mond, keel of bij een allergische reactie.

Muggenbult – Rode Kruis #

• Voorkom krabben.
• Koel de plaats van de steek met een nat kompres of een coldpack.
• Gebruik een zalf tegen de huidirritatie, bijvoorbeeld zalf met menthol, Aloë Vera of Calendula (gebruik volgens bijsluiter).
• Na enkele dagen verdwijnt de plek en de jeuk.

Brandwondje – NIBHV #

• Begin met het koelen van de brandwond. Gebruik zacht stromend lauw water en koel de wond minimaal 10 minuten. Als alternatief kun je een hydrogel kompres of verband gebruiken, maar water heeft de voorkeur.
• Smeer niets op de wond.
• Na het koelen, dek de wond af met een niet-vastklevend gaas of een schone theedoek.
• Bij twijfel over de ernst van de brandwond, vooral als het mogelijk een tweede- of derdegraads brandwond betreft, is het belangrijk om medische hulp in te schakelen.

Loszittend vuiltje in het oog – NIBHV #

• Trek de oogleden met duim en wijsvinger voorzicht van elkaar.
• Als je het vuiltje ziet, haal het dan met de punt van een schoon gaasje of zakdoek uit óf veeg het naar de dichtstbijzijnde ooghoek.
• Zie je het vuiltje niet? Laat het kind eerst naar boven kijken en erna naar onder kijken. Verwijder het vuiltje.

Kneuzing of verstuiking – NIBHV #

• Laat de getroffen persoon zitten of liggen.
• Koel het getroffen lichaamsdeel. Dit kan met een coldpack waar een driekante doek (of een schone theedoek) omheen is gewikkeld, of onder koud stromend water. Koel maximaal 10 of 15 minuten
• Om pijn te verlichten en zwelling tegen te gaan, kan een aanwezige BHV’er (Bedrijfshulpverlener) een drukverband aanleggen.
• Als de verwonding ernstig lijkt, aarzel dan niet om medisch advies in te winnen of een arts te raadplegen

Breuken – NIBHV #

• Zorg ervoor dat het kind het getroffen lichaamsdeel niet kan bewegen.
• Gebruik een spalk of iets stevigs om het getroffen lichaamsdeel te ondersteunen.
• Laat de aanwezige Bedrijfshulpverlener (BHV’er) beoordelen of het om een open of gesloten breuk gaat.
  • Bij gesloten breuk, belt iemand van het ondersteunend team direct 1-1-2.
  • Bij open breuk, gebruik steriele gazen om de bloeding te stelpen, indien nodig..
• Als de kleding heel is, laat deze dan zitten. Is de kleding gescheurd, laat de BHV’er dan dekverband over de scheur aanbrengen. Als de breuk vrij van kleding is, dek de wond dan steriel af.
• Laat de BHV’er een snelverband openvouwen en op de wond leggen, en zet het rondom vast met kleefpleister.
• Als er zwachtels gebruikt worden, knip deze dan af na het aanleggen.

Evaluatie #

Een ander belangrijk onderdeel van je activiteiten is de evaluatie. Je leert niet alleen van je eigen ervaringen, maar ook van de inzichten van anderen. Neem bijvoorbeeld een ethisch dilemma: je denkt dat je correct hebt gehandeld, en misschien is dat ook wel zo, maar het is nog steeds waardevol om andere vrijwilligers te vragen: “Wat zou jij in mijn situatie hebben gedaan?”

Deze uitwisseling van inzichten/indrukken gebeurt vaak al op informele wijze. Vrijwilligers delen hun ervaringen met elkaar en zoeken indirect naar bevestiging of feedback op hun manier van handelen.

Zorg dat je als leiding van een groep op een lijn zit.

Op die manier kun je als leiding andere vrijwilligers of ouders vertellen wat er is gebeurd, hoe is gehandeld en waarom zo is gehandeld.