Elke organisatie heeft een structuur. In deze structuur zie je de verantwoordelijkheden van iedereen die voor de organisatie werkt. Voor alle bestuursleden is het prettig te weten wat er van hen wordt verwacht en om te weten wat anderen doen.
Tip: Maak inzichtelijk waar welke personen zich in de organisatie bevinden. Een organogram helpt hierbij.
De structuur is voor iedere organisatie anders vormgegeven. Als voorbeeld een structuur op basis van thema verantwoordelijkheden en ander op activiteit.
Het functioneren van de organisatie gaat erop vooruit, als iedereen weet wat zijn taak is, wat die precies inhoudt en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden eraan verbonden zijn. Maak ook de gevraagde tijdsinvestering duidelijk.
- Omschrijf de taken van alle bestuursleden en vrijwilligers.
- Probeer de taakverdeling te laten aansluiten bij de sterke punten en de wensen van de individuele vrijwilliger.
- Geef daarbij ook ieders verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan.
- Maak hiervan een lijst en zorg ervoor dat iedereen die krijgt.
- Stel nieuwe vrijwilligers op de hoogte van de gebruiken en gewoonten in de organisatie.
Hoe duidelijker de taken zijn uitgewerkt, hoe beter het werven van vrijwilligers verloopt.
Voorbeeld taakomschrijving Voorzitter #
De voorzitter is het gezicht van de stichting. De rol omhelst de dagelijkse leiding van het bestuur. Hieronder vallen de volgende taken:
- De vrijwilliger nemen bij vergaderingen.
- De bestuurstaken coördineren.
- Optreden als het gezicht van de stichting voor de buitenwereld (congressen e.d.).
- De uitvoering van de bestuurstaken controleren.
Voorbeeld taakomschrijving Penningmeester #
De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële zaken voor de stichting. Hij/zij beheert het geld en voert onder andere de volgende taken uit:
- Bijhouden van het kasboek.
- Verrichten van betalingen.
- Het bestuur op de hoogte houden van de financiële gezondheid van de stichting.
- Het financieel jaarverslag opstellen.
- De begroting opstellen.
Voorbeeld taakomschrijving Secretaris #
De secretaris is de schrijver van het bestuur. Hij of zij documenteert het handelen van het bestuur en zorgt voor de schriftelijke communicatie naar de buitenwereld. Hieronder vallen de volgende taken:
- De ingekomen stukken archiveren.
- Notuleren bij vergaderingen.
- Brieven en (pers)berichten schrijven voor de stichting.
- Aanvullingen kunnen zijn:
- Bijhouden sociale media of de mail.
- Verslaglegging van activiteiten t.b.v. de subsidie aanvraag.
- Vergunningen aanvragen.
Daarnaast hoort bij elke taak een mate van bevoegdheden. Het is écht noodzakelijk om bewust om te gaan met bevoegdheden, want deze brengen risico’s met zich mee. Door te reflecteren op je organisatie met vragen, maak je de risico’s inzichtelijk en kun je hierop anticiperen door duidelijke afspraken te maken.
Voorbeeldvragen over de bevoegdheden #
- Heeft een functie een doorslaggevende stem, zoals de voorzitter?
- Heeft een penningmeester de bevoegdheid om alle betalingen alleen te doen?
- Is het vier-ogen-principe altijd van toepassing bij betalingen, waarbij één bestuurslid de betaling klaarzet en een ander deze uitvoert? Zo ja, geldt dit voor alle betalingen of alleen vanaf een bepaald bedrag?
- Heeft alleen de penningmeester toegang tot de bankrekening?
- Wat is het maximale bedrag waarvoor het bestuur van een vereniging financiële beslissingen mag nemen zonder goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering (ALV)?
- Hoe lang mag iemand bestuurslid zijn?
- Wie heeft toegang tot de Kamer van Koophandel?
- Wie heeft de bevoegdheid om subsidie aanvragen in te dienen?
- Wie heeft de bevoegdheid om verzekeringen af te sluiten?
- Heeft de vereniging geen raad van commissarissen of is er geen accountant ingeschakeld? Dan is de vereniging verplicht een kascommissie in te stellen.
- Waar moet de vrijwilliger toestemming voor hebben?
Dagelijks en Algemeen Bestuur (DB) #
Sommige stichtingen en verenigingen werken met een algemeen en dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur is daarbij in de regel breed samengesteld, terwijl het dagelijks bestuur zich (vooral) met de dagelijkse gang van zaken bezighoudt.
Alle bestuurders hebben samen tot taak om het verenigingsbeleid uit te voeren en nieuw beleid voor te bereiden.
