Wat is het verschil tussen statuten en het HR? #
De statuten zijn de ‘spelregels’ van de organisatie. Ze omvatten essentiële details zoals de naam, doelstelling, vestigingsplaats, en het kapitaal van de rechtspersoon, evenals andere belangrijke regels. Wijzigingen in de statuten zijn mogelijk, maar dienen via een notaris te worden geregeld. Naast de statuten kan een organisatie ook een Huishoudelijk Reglement (HR) opstellen, dat aanvullende interne richtlijnen en procedures bevat.
Wat staat er in de statuten? #
Het is belangrijk om bepaalde kernregels en structuren van een organisatie vast te leggen in de statuten. Dit biedt duidelijkheid en juridische basis voor zowel verenigingen als stichtingen.
Stichting
- Naam van de stichting
- Vestigingsplaats
- Doel van de stichting
- Manier van benoeming en ontslag van bestuurders
- Waar het geld naartoe gaat als de stichting wordt opgeheven
Vereniging (met volledige rechtsbevoegdheid)
- Naam van de vereniging
- Vestigingsplaats
- Doel van de vereniging
- Verplichtingen van de leden tegenover de vereniging
- Manier van bijeenroepen van Algemene Ledenvergadering
- Bestemming van het eigen vermogen van de vereniging als de vereniging stopt
Niet alle regels van een organisatie worden in de statuten vastgelegd. Aanvullende regels en richtlijnen worden opgenomen in een Huishoudelijk Reglement (HR). Dit HR kan de organisatie relatief eenvoudig zelf aanpassen.
Statuten samenstellen: een checklist #
Als je een vereniging of stichting opricht, zijn de statuten het fundament van je organisatie. Ze vormen het officiële document waarin de basisregels en structuren worden vastgelegd. Om je te helpen bij het opstellen van deze belangrijke documenten, hebben we een checklist samengesteld met de essentiële elementen die in de statuten opgenomen moeten worden. Deze checklist zorgt ervoor dat je niets over het hoofd ziet en je organisatie op solide grond staat.
Tekenbevoegdheid #
Het bestuur is als geheel tekenbevoegd. Dat houdt in dat de bestuurders namens de vereniging of stichting contracten mogen tekenen of rechtshandelingen kunnen uitvoeren. Wie alleen mag tekenen en wie met anderen moet tekenen, staat in de statuten. Hierin kun je voorwaarden opnemen over de tekenbevoegdheid.
Tegenstrijdig belang #
De wet beschrijft tegenstrijdig belang als: een bestuurder die direct of indirect een persoonlijk belang heeft bij een beslissing en moet dus kiezen tussen eigen belang of vereniging- of stichtingsbelang.
Voorbeeld tegenstrijdig belang #
Cas, een bestuurslid van de vereniging, is tevens eigenaar van een schildersbedrijf. Hij merkt op dat het verenigingsgebouw toe is aan een nieuwe verflaag en biedt aan om de klus voor een gereduceerd tarief uit te voeren. Hierbij rijst de vraag: is het gepast dat Cas meebeslist over deze kwestie, gezien zijn persoonlijke betrokkenheid en potentieel belang bij de opdracht?
Voorbeeldafspraak
Bij tegenstrijdig belang hebben wij afgesproken dat de bestuurder of commissaris niet mag deelnemen aan besprekingen of besluitvorming over onderwerpen. Omdat hij/zij een persoonlijk belang heeft dat strijdig is met het belang van de vereniging of stichting.
Toezicht #
Een toezichthoudend orgaan is een groep personen die gezamenlijk toezicht houden op het handelen van het bestuur van de vereniging of stichting. De wet noemt dit een Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht.
De meeste jeugd- en jongerenorganisaties hebben geen toezichthoudend orgaan. Heb je deze wel dan is het van belang dat er duidelijke afspraken zijn gemaakt over wie wat doet, welke bevoegdheden, rechten en plichten eenieder heeft.
Voorbeeldafspraken
- Wij hebben geen toezichthoudend orgaan
- Wij hebben een Raad van Toezicht (RvT)
- Wij hebben een Raad van Commissarissen (RvC)
- De verdeling van taken en bevoegdheden van bestuur en Rvt/RvC is als volgt: …
Afwezigheid van bestuursleden #
In situaties waarin één of meerdere bestuursleden (of commissarissen, indien van toepassing) niet aanwezig kunnen zijn, is het noodzakelijk dat een organisatie hiervoor een specifieke regeling treft. In juridische termen wordt dit een ‘belet- en ontstentenisregeling’ genoemd.
‘Belet’ duidt op een situatie waarin een bestuurder tijdelijk zijn functie niet kan of niet mag uitoefenen. ‘Ontstentenis’, daarentegen, verwijst naar een omstandigheid waarin iemand ophoudt bestuurder te zijn. Het is belangrijk voor organisaties om voor beide scenario’s voorzieningen te hebben.
Voorbeeld afwezigheid bestuur #
Op maandag staat er een belangrijk besluit op de agenda van het bestuur: de aanschaf van een grote, dure partytent voor activiteiten zoals kampen en Kindervakantiewerk (KVW). Helaas is Cas, een van de bestuursleden, ziek en kan hij niet aanwezig zijn bij deze vergadering. Nu is de vraag: mag het overige bestuur, ondanks zijn afwezigheid, een beslissing nemen over de aanschaf van de tent?
Voorbeeldafspraken bij belet of ontstentenis
Bij belet of ontstentenis hebben wij afgesproken…
- Dat bij besluiten over uitgaves hoger dan 1.000 euro altijd het hele bestuur aanwezig moet zijn.
- Dat bij financiële besluiten minimaal 3 bestuursleden aanwezig moeten zijn.
- Bij overlijden van de 3e persoon, de overige bestuursleden bevoegd blijven om beslissingen te nemen, ook al zijn we onder het minimumaantal bestuursleden gekomen.
- De overige bestuurder(s) belast met het besturen.
Raadgevende stem #
Een raadgevende stem betekent dat een bestuurder tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) de kans krijgt om advies uit te brengen aan de leden.
Voorbeeld raadgevende stem bij onenigheid #
In de organisatie is er onenigheid ontstaan. Tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) is door een meerderheid van de leden besloten dat een bestuurder geschorst of ontslagen moet worden, een standpunt dat niet wordt gedeeld door het bestuur. In dergelijke situaties hebben alle bestuurders en commissarissen het recht om hun advies aan de ALV te geven. De vraag is nu: Mag Cas, als betrokken bestuurslid, meebeslissen in deze kwestie?
Voorbeeld afspraken
Wij hebben afgesproken bij raadgevende stem dat
- Wij gaan alle bestuurders en commissarissen uitnodigen voor een algemene ledenvergadering. Ook als ze geen lid zijn van de vereniging.
- Wij nemen dit op het bestuursreglement.
- Wij staan bestuurders en commissarissen toe om tijdens de ALV een raadgevende stem uit te brengen.
- Wij spreken af deze afspraak jaarlijks te bekijken om te zien of dit allemaal conform afspraak gebeurt
Bindende voordracht #
Bij een bindende voordracht kan een orgaan binnen of buiten de vereniging bepalen wie in het bestuur wordt of worden benoemd. Die bevoegdheid moet in de statuten zijn vastgelegd.
Meervoudig stemrecht #
In de statuten van organisatie is vastgelegd hoe het zit met het stemrecht van bestuursleden. Doorgaans hebben alle bestuursleden één stem. Maar soms is er in de statuten een regeling opgenomen dat een bestuurslid meer stemmen kan uitbrengen. Dit noemen we meervoudig stemrecht.
Voorbeeld meervoudig stemrecht #
Sjaak, binnen het bestuur verantwoordelijk voor het onderhoud, staat voor een stemming over dit specifieke onderwerp. De vraag is nu: Beschikt Sjaak over meervoudig stemrecht, waarmee hij de stemmen van de andere bestuursleden kan overstemmen of ‘overrulen’?
Voorbeeldafspraken meervoudig stemrecht
Bij meervoudig stemrecht hebben wij afgesproken:
- Dat het meervoudig stemrecht voor onze vereniging of stichting niet van toepassing is.
- Dat wij meervoudig stemrecht hebben in onze vereniging of stichting.
- Dat de voorzitter een dubbele stem krijgt ingeval van gelijke stemmen.
- Dat de penningmeester een dubbele stem krijgt ingeval van gelijke stemmen.
- Dat dubbele stemmen alleen maar tellen als er maximaal 1 afwezig bestuurslid is.
- Dat dubbele stemmen alleen maar tellen als het bestuur voltalig aanwezig is.
- Dat dubbele stemmen alleen maar tellen als er minimaal 5 bestuursleden aanwezig zijn.
