Elke vrijwilliger levert binnen zijn of haar rol een belangrijke bijdrage aan de veiligheid binnen de organisatie. Een goede coördinatie van alle veiligheidsaspecten is daarbij essentieel. Dit omvat taken zoals het uitvoeren van de Arbo check, het documenteren van (bijna-)ongelukken en het voorlichten van vrijwilligers. Voor een efficiënte aanpak raden wij aan een specifieke vrijwilliger aan te wijzen als ‘veiligheidscoördinator’.
Rol van de Veiligheidscoördinator #
De veiligheidscoördinator is het centrale punt binnen de veiligheidsstructuur van de organisatie. Deze persoon zorgt ervoor dat alle relevante activiteiten worden uitgevoerd en dat alle overeenkomsten worden nageleefd. Idealiter heeft de veiligheidscoördinator een goed inzicht in de activiteiten van de organisatie, en is vaak een lid van het bestuur. De coördinator houdt het veiligheidsproces actief en stuurt andere vrijwilligers aan om de veiligheid te waarborgen.
Als de veiligheidscoördinator beroepsmatig ervaring heeft met veiligheid en gezondheid, zou dat een extra bonus zijn. Maar een gezond verstand benadering is in de meeste gevallen al afdoende om met de aangeboden hulpmiddelen en richtlijnen de veiligheid binnen de organisatie te waarborgen.
Tip: Het inschakelen van externe expertise bij twijfel #
Bij twijfels over de effectiviteit van het veiligheidsbeheer binnen je organisatie, kan het raadzaam zijn externe hulp in te roepen. Dit is met name nuttig in de beginfase, waar onzekerheden vaak het grootst zijn. Overweeg contact op te nemen met een professional, zoals een medewerker van een arbodienst of een ervaren Arbo coördinator van een ander bedrijf. Deze experts kunnen waardevolle inzichten en advies bieden om het veiligheidsbeheer te optimaliseren.
Daarnaast kun je ook advies inwinnen bij je koepelorganisatie. Zij beschikken vaak over de nodige kennis en ervaring met betrekking tot veiligheidskwesties in vergelijkbare organisaties. Door hun expertise te benutten, kan je organisatie ervoor zorgen dat de veiligheidsprocedures niet alleen aan de wettelijke vereisten voldoen, maar ook effectief zijn in de praktijk.
Taken van een Veiligheidscoördinator: #
- De veiligheidscoördinator licht vrijwilligers in over het arbobeleid van de organisatie.
- Hij informeert vrijwilligers, leden, bezoekers en ouders over de ontwikkelingen en voortgang van Arbozaken.
- De coördinator verzorgt voorlichting en instructies over de risico’s tijdens het vrijwilligerswerk, de maatregelen van de organisatie hiertegen, en wat vrijwilligers zelf kunnen doen ter preventie.
- Hij moedigt vrijwilligers aan om waargenomen risico’s te melden via de daarvoor bestemde formulieren.
- De coördinator houdt de registratie van risico’s en ongelukken bij en zorgt voor maatregelen ter verbetering.
- Hij zorgt voor het uitvoeren van een Risico-inventarisatie en -evaluatie.
- De coördinator bewaakt de voortgang van het plan van aanpak en neemt zo nodig maatregelen om de voortgang te waarborgen.
- Hij ziet erop toe dat checklijsten voor grote activiteiten, zoals kampen of bivakken, worden nagegaan en dat passende maatregelen worden getroffen op basis van de bevindingen.
- Minstens één keer per jaar overlegt de veiligheidscoördinator met vrijwilligers of het plan van aanpak en de RI&E nog actueel zijn, vooral bij belangrijke organisatorische veranderingen.
- Hij zorgt voor accurate verslaglegging van zijn activiteiten en die van het veiligheidsbeleid, wat essentieel is voor de continuïteit bij overdracht van zijn functie.
