Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU).

Persoonsgegevens

Als vrijwilligersorganisatie leg je waarschijnlijk persoonsgegevens vast van bijvoorbeeld vrijwilligers, deelnemers en samenwerkingspartners. Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat deze informatie óf direct over iemand gaat, óf naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum.

Belangrijk: Een eis van rechtsgeldige toestemming is Ondubbelzinnig.
Er moet sprake zijn van een duidelijke actieve handeling. Bijvoorbeeld een (digitale) schriftelijke of een mondelinge verklaring. Het moet in elk geval volstrekt helder zijn dát er toestemming is verleend. U mag niet uit gaan van het principe ‘wie zwijgt, stemt toe’. Het gebruik van voor-aangevinkte vakjes is dus niet toegestaan.

Verwerken van persoonsgegevens

Kort gezegd komt het ‘verwerken van persoonsgegevens’ er op neer dat alles wat je kan doen met persoonsgegevens onder het begrip ‘verwerken’ valt. Het maakt daarbij niet uit of de gegevens schriftelijke op papier worden verwerkt of in een bestand worden opgenomen. Dus wanneer je als organisatie een deelnemer toevoegt aan de deelnemerslijst, een update schrijft in een logboek of een certificaat voor een vrijwilliger maakt, ben je bezig met de verwerking van persoonsgegevens.

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Er is op grond van de AVG geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt. Je moet de door jouw gekozen bewaartermijn van de persoonsgegevens wel delen met degene van wie je de persoonsgegevens verwerkt. Zijn de gegevens niet meer noodzakelijk? Dan moeten organisaties de gegevens vernietigen.