Sponsoring is een kwestie van ruilen. Een bedrijf levert geld, goederen of diensten. De jeugdwerkorganisatie kan een vorm van reclame leveren. Deze reclame vindt meestal plaats in de communicatie van club naar leden, gemeente enz. Communicatie is dan de tegenprestatie van de jeugdwerkorganisatie.
De hoofdregel van reclame is dezelfde als bij sponsoring: ‘opvallen-anders doen’. Deze regel geldt nog nadrukkelijker bij sponsorvragers. Dat komt doordat bedrijven worden overspoeld met sponsorverzoeken. Bij de meeste sponsorvoorstellen ontbreekt vaak de variatie, waardoor ze allemaal op elkaar lijken. Hierdoor belanden de meeste voorstellen in de prullenbak.
Sponsorvoorstel is de sleutel tot samenwerking
Voor elke sponsor schrijf je een apart en gericht sponsorvoorstel. Dit kan een brief zijn van hooguit drie kantjes, of een kort briefje met daarbij als bijlage een sponsorvoorstel waarin staat opgesomd wat je jeugdwerkorganisatie een bedrijf te bieden heeft en wat dat kost. Houd het beknopt en verval niet in herhalingen. Schrijf maximaal vijf bedrijven per week aan, want deze dienen de week erna persoonlijk gebeld te worden en dat kost tijd.
Een persoonlijke brief en een voorstel op maat
De brief aan het bedrijf wordt tot een ‘echt’ persoon gericht. Noem de betreffende functionaris bij naam. Zoek daarom van te voren uit wie de sponsorvoorstellen van een bedrijf behandelt. Dit kan de directeur zijn, iemand van de afdeling p.r. of marketing of iemand van de afdeling personeelszaken.
Tot wie je je echter ook richt vermeldt altijd:
Wie je bent en wat je doet
Kort maar krachtig omschrijven. Niet meer dan vijftien regels.
Wat je van plan bent te gaan doen
Eveneens kort beschrijven. Eventuele details opnemen in een bijlage. Hierin kun je dan ook de financiële gegevens zetten. Geef aan dat je openstaat voor aanpassingen of suggesties en dat het bedrijf gedurende de voorbereidingen regelmatig geïnformeerd en / of erbij betrokken wordt.
Wat je tegenprestatie is
Maak dit zo concreet mogelijk. Splits de tegenprestaties in onderdelen: voor, tijdens en na de activiteit.
Waarom deze tegenprestatie zo aantrekkelijk is voor de sponsor
Geef hier je informatie waaruit blijkt dat je je verdiept hebt in het bedrijf. Laat zien dat je hebt nagedacht over de wederzijdse doelgroepen en hun interesses. Vermeld het vermoedelijke aantal deelnemers. Leg de nadruk op de sfeer waarin de activiteit plaatsvindt.
Wat je voor dit aantrekkelijke voorstel terugvraagt
Vermeld duidelijk wat je in natura vraagt en wat in geld. Bij dit laatste kun je verwijzen naar de financiële bijlage.
Het tijdstip wanneer je zelf contact opneemt met degene die je aangeschreven hebt
Houd zelf het initiatief in handen. Geef aan wie op welk tijdstip contact opneemt om de aanbieding toe te lichten.
