Tijdens de themabijeenkomst Deelnemers en vrijwilligers werven op 8 oktober j.l. was er een mooie mix aan deelnemers: vertegenwoordigers van dorpsraden, jeugdwerkorganisaties, De Zonnebloem, mentorschap, de Wandelbond Limburg en een gemeenschapshuis. Juist die diversiteit maakte het gesprek interessant en waardevol.
We begonnen bij de basis: bezinnen. Wie ben je als organisatie, waar sta je voor en hoe laat je dat zien aan de buitenwereld? Veel organisaties gaan er onbewust vanuit dat iedereen wel weet wat ze doen. Om dat te doorbreken, deden we een kleine realitycheck. Anniek vroeg bijvoorbeeld: “Wie van jullie weet wat het bestuur van het dorpshuis precies doet?”
Bijna niemand reageerde. Hetzelfde gebeurde bij andere organisaties zoals mentorschap of De Zonnebloem. Dat moment werkte als spiegel: voordat je mensen kunt binnenhalen, binden of belonen, moet je eerst zichtbaar en begrijpelijk zijn. Wat voor jou vanzelfsprekend is, is dat voor een buitenstaander vaak niet.
Daarna gingen we in op het binnenhalen van vrijwilligers: wie wil je bereiken en via welke kanalen? Niet iedereen zit op TikTok. Sommige doelgroepen bereik je beter via persoonlijk contact of lokale netwerken. We bespraken dus bewust wervingsstrategieën die passen bij verschillende generaties.
Vervolgens kwam het behouden van vrijwilligers aan bod;
- Is er opvolging?
- Begeleiding?
- Weten vrijwilligers waar ze terechtkunnen?
- En maak je het aantrekkelijk genoeg om te blijven?
Pas daarna spraken we over belonen: laat je waardering zien, of komt er alleen feedback als er iets misgaat? Evalueer je hoe mensen zich voelen in hun rol?
Tot slot stond ook beëindigen op de agenda. Vaak gaan organisaties ervan uit dat iemand stopt omdat hij of zij “geen tijd meer heeft”. Maar soms voelt iemand zich niet meer prettig door gedrag of dynamiek binnen het team. Daar kom je alleen achter door het gesprek aan te gaan en oprechte interesse te tonen. Bij jeugdorganisaties speelt vertrek door studie bij de jongere generaties bijvoorbeeld wel een rol, maar ook daar kan je leren van waarom iemand vertrekt.
Hoewel we oorspronkelijk nog in groepjes wilden werken, hebben we door de vele interacties vooral plenair gedeeld en besproken. De reacties waren positief: deelnemers gaven aan dat ze nieuwe inzichten opdeden en vooral eyeopeners meenamen voor de toekomst.
Een mooi voorbeeld was het gesprek met KVW. Hun grootste uitdaging is dat de organisatie maar één keer per jaar actief is — hoe zorg je dan dat vrijwilligers terugkomen? Toch kan juist die afbakening ook een kracht zijn: voor jongeren die graag een duidelijke, tijdelijke taak willen, is dit heel aantrekkelijk. Een zwakte kan dus ook een sterk punt zijn.
