Meedoenisleuker.nl: “Ondersteuning voor vrijwilligers bij elk evenement!”

Auteur: Joey Claessen

Naar welke scholen moeten de inschrijfformulieren? Bij welke inschrijving hoort deze betaling? Heeft iedereen de groepslijsten weer ingeleverd? Hoe kunnen we makkelijk tickets verkopen? Allemaal vragen die voorbij komen bij het organiseren van evenementen én precies de uitdagingen die MeedoenIsLeuker.nl oplost.

De afgelopen jaren wordt het organiseren van evenementen steeds meer opgezadeld met extra wensen en eisen. Of het nou gaat om verwachtingen van bezoekers, deelnemers, hun ouders of gewoon wettelijke eisen zoals AVG, … Het zijn niet de dingen waar je je tijd in wil steken. Je wil simpelweg een leuke activiteit neerzetten voor je vrijwilligers en deelnemers.

MeedoenIsLeuker.nl is precies uit deze pijnpunten ontstaan. Ik, Joey, ben al ruim 20 jaar actief bij Kindervakantiewerk Echt en met mijn achtergrond in de IT kwamen technische vragen altijd bij mij terecht.

Nadat we van een inschrijf dag met een papieren inschrijfformulier naar een online formulier gingen, kwam de logische volgende vraag om direct online te kunnen betalen.

Op dat moment heb ik besloten een systeem te bouwen waar niet alleen KVW Echt, maar meerdere vrijwilligersorganisaties voordeel uit kunnen halen.

Al ruim 10 jaar geleden is versie 1 van MeedoenIsleuker.nl in gebruik genomen voor online inschrijvingen. Maar, met alle verzamelde kennis bij verschillende organisaties, kwam de wens nog beter aan te sluiten bij de verschillende manieren van werken. In najaar 2024 is daarom de vernieuwde versie 2 live gegaan. Op die manier kunnen we nog meer voldoen aan onze missie; zo veel mogelijk vrijwilligersorganisaties technisch ondersteunen bij het organiseren van hun evenementen.

Functionaliteiten

De lijst aan functionaliteiten om organisaties te ondersteunen is lang. Als je de QR-code scant, kun je ze allemaal bekijken, maar hieronder lichten we er een paar uit:

Inschrijvingen

De basis van MeedoenIsLeuker.nl bestaat uit het verwerken van inschrijvingen. Je kunt verschillende evenementen aanmaken met diverse rollen (denk aan deelnemer, leiding of vrijwilliger). Iedere rol kan andere invulvelden vereisen bij inschrijving en een andere prijs hebben. Na het invullen van gegevens wordt, indien nodig, ook de betaling direct gekoppeld.

Ticketverkoop

Soms maakt het niet uit wie er precies komt, maar wil je wel weten of er betaald is. Deze functionaliteit lijkt precies op een ticketshop zoals je gewend bent van bekende ticketproviders.

Testmodus

Nadat alle functionaliteiten en persoonlijke velden voor jouw evenement zijn ingesteld, wil je graag wel even uitproberen hoe het er uitziet. Met de testmodus kun je het gehele proces doorlopen en doe je een testbetaling. Makkelijk even alles controleren.

Aanwezigheid

Bij inschrijvingen of tickets wil je wel dat deze maar één keer gebruikt kunnen worden. Dit kan door aanwezigheid te scannen bij de ingang of door aanwezigheid online bij te werken voor je eigen groepje.

Kosten

MeedoenIsLeuker.nl snapt de vrijwilligerswereld. Daarom geen abonnementen en alleen kosten op het moment dat er betaald wordt. Een gratis inschrijving is dan ook gratis. Bij een betaalde inschrijving wordt €0,50 (ex BTW) ingehouden naast de transactiekosten van Mollie.

Zelf aan de slag

Een account aanmaken is zo gedaan, gebruik de link https://meedoenisleuker.nl/ en registreer jouw organisatie. Zij nemen daarna contact op om te kijken waar ze eventueel kunnen helpen.

Iedere nieuwe organisatie heeft weer nieuwe ideeën en zo wil MeeDoenIsLeuker.nl ook blijven groeien. Er staan nog bergen ideeën op de lijst zoals het geautomatiseerd aanvragen en beheren van VOG’s, het verkopen van extra producten (zoals bijvoorbeeld t-shirts) of donaties. Neem vooral contact met MeeDoenIsLeuker.nl op met jouw ideeën of vragen!