Het eerste stapje is gezet: de inschrijvingen voor KVW Echt zijn binnen! We weten hoeveel kinderen er graag mee willen doen en de loting voor de beschikbare plekken is gedaan. Maar dan begint het échte werk: het maken van de groepjes.
Tijdens het inschrijven mogen kinderen drie namen opgeven van vriendjes of vriendinnetjes met wie ze graag in een groepje willen. Ouders zijn daar vaak slim in. Ze proberen zo een halve klas bij elkaar te zetten. Hartstikke leuk natuurlijk, maar wij willen graag dat elk groepje een fijne mix is van:
- verschillende leeftijden
- jongens én meisjes
- kinderen van verschillende scholen
En dat is best een puzzel! Gelukkig helpt MeeDoenIsLeuker.nl ons daarbij. Dat is een online systeem waarmee we inschrijvingen, groepjes en uitnodigingen overzichtelijk kunnen regelen.
Zo pakken wij het aan
- Voorkeuren verzamelen: Tijdens het inschrijven kunnen ouders per kind drie namen doorgeven van andere deelnemers waarmee ze graag in een groepje willen. Dat moeten ze handmatig invullen vanwege privacy. Er is dus geen zoekfunctie.
- Groepjes aanmaken: Als alle aanmeldingen binnen zijn, maken we de groepjes aan op basis van het aantal deelnemers.
- Overzicht maken: Via MeeDoenIsLeuker.nl kunnen we een handig Excel-bestand downloaden met alle deelnemers. Daarmee kunnen we sorteren, filteren en kijken wie bij wie past. Zo kan iedereen op zijn eigen manier aan de slag met de indeling.
- Controleren van namen: We zetten de lijst in Google Drive, zodat meerdere mensen tegelijk kunnen meewerken. Daar markeren we welke opgegeven vriendjes ook echt ingeschreven zijn. Dat maakt het overzichtelijker.
- Sorteren: We sorteren de lijst op school en daarna op klas. Dat klinkt misschien een beetje vreemd, maar op die manier krijgen we de beste mix van leeftijden en scholen.
- Indelen: Dan begint het echte puzzelen! We proberen ervoor te zorgen dat ieder kind in elk geval met één bekende in het groepje zit, én dat de groepjes gevarieerd zijn. In de Excel kunnen we makkelijk zien welke kinderen nog geen groepje hebben, zodat we niemand vergeten. (En ja, voor de echte Excel-fans: we houden zelfs automatisch bij hoeveel kinderen er al in elk groepje zitten!)
- Alles weer samenvoegen: Als de indeling klaar is, zetten we het bestand terug in MeeDoenIsLeuker.nl. Zo staat alles netjes bij elkaar in één systeem.
- Uitnodigingen versturen: Bij KVW Echt hoort natuurlijk ook een beetje traditie: we brengen de kinderen persoonlijk een uitnodiging per post! Via MeeDoenIsLeuker.nl kunnen we met één druk op de knop voor iedereen een gepersonaliseerde uitnodiging downloaden. Daarin staat het verhaal van dit jaar én in welk groepje ze zitten.
Na jaren puzzelen hebben we eindelijk een manier gevonden die goed werkt. MeeDoenIsLeuker.nl bespaart ons enorm veel tijd en stress. We gebruiken het niet alleen voor de groepsindeling, maar ook voor het draaiboek, aanwezigheidslijsten en nog veel meer.
Als je een keer van gedachten wilt wisselen over ideeën en suggesties, neem dan vooral contact met ons op via
info@kvw-echt.nl!
