Praktische Gids voor de WBTR in Jeugd- en Jongerenorganisaties

In dit artikel gaan we het hebben over een belangrijke wet: de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen, afgekort de WBTR. Deze wet is sinds 1 juli 2021 van kracht in Nederland en heeft als doel om besturen van onder andere stichtingen en verenigingen sterker en transparanter te maken. Vooral als je betrokken bent bij een vrijwilligersorganisatie die werkt met jeugd en jongeren, is het belangrijk om te weten wat deze wet voor jou en je organisatie betekent.

De WBTR richt zich op een aantal belangrijke punten:

1. Duidelijke regels voor bestuur en toezicht: De wet stelt heldere eisen aan hoe het bestuur van een organisatie is ingericht en hoe het toezicht daarop geregeld moet zijn.
2. Verantwoordelijkheden van bestuursleden: Bestuursleden moeten zorgvuldig en verantwoordelijk handelen. Dit betekent dat ze het belang van de organisatie altijd voorop moeten stellen.
3. Aansprakelijkheid: Als een bestuurslid zich niet aan de regels houdt, kan hij of zij persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Dit is om te voorkomen dat bestuursleden onzorgvuldig handelen.
4. Regels bij tegenstrijdige belangen: Als een bestuurslid persoonlijke belangen heeft die kunnen botsen met de belangen van de organisatie, moet dit goed geregeld zijn.

Voor jouw organisatie in de jeugd- en jongerensector betekent dit dat je goed moet kijken naar hoe je bestuur is georganiseerd. Zijn de taken en verantwoordelijkheden duidelijk? Hoe zorg je voor goed toezicht? En hoe ga je om met mogelijke persoonlijke belangen van bestuursleden?

In de volgende secties van dit artikel zullen we dieper ingaan op deze punten. We bekijken hoe je als vrijwilligersorganisatie aan de WBTR kunt voldoen en wat dit betekent voor de dagelijkse praktijk. Zo zorgen we samen dat jouw organisatie niet alleen voldoet aan de wet, maar ook sterk en transparant bestuurd wordt, iets wat essentieel is voor het prachtige werk dat je doet voor de jeugd en jongeren.

Structuur en verantwoordelijkheden in je organisatie

Elke organisatie die werkt met jeugd en jongeren heeft een eigen manier van werken. Dit noemen we de ‘structuur’ van de organisatie. In deze structuur heeft iedereen zijn eigen rol en taken. Het is net als in een voetbalteam: iedereen weet wat hij moet doen en werkt samen om een doel te bereiken.

De rol van bestuursleden

In jouw organisatie zijn er verschillende bestuursleden, zoals een voorzitter, een penningmeester en een secretaris. Elk bestuurslid heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden. Laten we even kijken wat dit inhoudt:

• Voorzitter: Denk aan de aanvoerder van het team. De voorzitter leidt de vergaderingen, zorgt ervoor dat alles goed loopt en vertegenwoordigt de organisatie naar buiten toe.
• Penningmeester: Deze persoon is de schatbewaarder. Hij of zij beheert het geld, houdt de financiën bij en zorgt ervoor dat de organisatie financieel gezond blijft.
• Secretaris: De secretaris is een beetje de verslaggever van het team. Hij of zij zorgt voor de documentatie, notulen van vergaderingen en de communicatie met de buitenwereld.

Belang van duidelijke taakomschrijvingen

Het is superbelangrijk dat iedereen precies weet wat zijn of haar taak is. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat de organisatie soepel loopt. Een goede taakomschrijving bevat wat je moet doen, hoe je het moet doen, en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden je hebt. Dit is net als in een spel, waar iedereen de regels moet kennen om goed te kunnen spelen.

• Precieze taakdefinities: Het functioneren van de organisatie verbetert aanzienlijk als iedereen duidelijk weet wat zijn taak inhoudt en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden eraan verbonden zijn.
• Omschrijving van taken: Zorg ervoor dat de taken van alle bestuursleden en vrijwilligers duidelijk zijn omschreven.
• Verantwoordelijkheden en bevoegdheden: Maak een overzichtelijke lijst van alle verantwoordelijkheden en bevoegdheden en zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot deze informatie.
• Tijdsinvestering: Het is ook belangrijk om de verwachte tijdsinvestering voor elke taak te verduidelijken, zodat vrijwilligers en bestuursleden hun tijd effectief kunnen beheren.
• Aansluiten bij sterke punten: Probeer de taakverdeling te laten aansluiten bij de sterke punten en persoonlijke wensen van de individuele vrijwilliger. Dit zorgt voor meer betrokkenheid en effectiviteit.
• Inwerken van nieuwe vrijwilligers: Het is belangrijk om nieuwe vrijwilligers goed op de hoogte te stellen van de gebruiken, gewoonten en verwachtingen binnen de organisatie.
• Interne communicatie: Zorg dat het bestuur intern goed op de hoogte is van alle gemaakte afspraken. Dit bevordert de samenhang en efficiëntie binnen het team.

Tip: Maak een organogram

Een handige manier om de structuur van je organisatie duidelijk te maken, is door een organogram te maken. Dit is een soort plattegrond die laat zien wie wat doet en hoe iedereen met elkaar verbonden is. Zo ziet iedereen in één oogopslag hoe de organisatie in elkaar zit.

Door een duidelijke structuur en heldere taakomschrijvingen te hebben, zorg je ervoor dat jouw organisatie niet alleen voldoet aan de WBTR, maar ook effectief en efficiënt werkt. Zo kan iedereen zich focussen op wat echt belangrijk is: het positief beïnvloeden van het leven van jeugd en jongeren.

Tegenstrijdig belang en tekenbevoegdheid

Na het bespreken van de structuur en verantwoordelijkheden, is het belangrijk dat we twee cruciale aspecten van bestuurlijke taken te belichten: het omgaan met tegenstrijdige belangen en de tekenbevoegdheid.

• Tegenstrijdig belang: Dit ontstaat wanneer persoonlijke belangen van een bestuurslid in conflict kunnen komen met de belangen van de organisatie. Het is van belang om duidelijke regels te hebben over hoe met dergelijke situaties om te gaan. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat bestuursleden zich onthouden van stemmingen waarbij ze een persoonlijk belang hebben.
• Tekenbevoegdheid: Het bestuur als geheel is tekenbevoegd, wat betekent dat de bestuurders namens de vereniging of stichting contracten mogen ondertekenen of rechtshandelingen mogen verrichten. Wie individueel mag tekenen en wie gezamenlijk, wordt bepaald in de statuten. Het is belangrijk om deze voorwaarden duidelijk in de statuten op te nemen.

Omgaan met een bindende voordracht

Een ander belangrijk aspect van bestuurlijke verantwoordelijkheden is de omgang met een bindende voordracht. Dit houdt in dat een orgaan binnen of buiten de vereniging kan bepalen wie in het bestuur wordt benoemd. Deze bevoegdheid moet in de statuten zijn vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat het proces van bestuursbenoeming transparant en gestructureerd verloopt.

Gratis statuten templates

Voor organisaties die behoefte hebben aan praktische voorbeelden of templates van statuten, bieden we twee gratis downloads aan. Deze kunnen je helpen als leidraad voor het opstellen of aanpassen van je eigen statuten:

Het gebruik van deze templates kan helpen om ervoor te zorgen dat je organisatie in overeenstemming is met de WBTR en dat alle belangrijke aspecten van bestuur en toezicht adequaat worden geregeld.

Taakomschrijvingen van bestuursleden

In elk goed team weet iedere speler precies wat hij of zij moet doen. Dit geldt ook voor de bestuursleden van jouw organisatie. Laten we eens kijken naar de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter, penningmeester en secretaris.

Voorzitter: de aanvoerder van het team

De voorzitter is het gezicht van de organisatie en heeft een sleutelrol in het dagelijkse bestuur. Hier zijn enkele belangrijke taken:

• Leiden van vergaderingen: De voorzitter zorgt dat vergaderingen efficiënt en effectief verlopen. Hij of zij stelt de agenda op en leidt de discussies.
• Coördinatie van bestuurstaken: De voorzitter zorgt ervoor dat alle bestuursleden hun taken begrijpen en uitvoeren.
• Vertegenwoordiging: De voorzitter vertegenwoordigt de organisatie bij externe evenementen en in de media.
• Toezicht op uitvoering: De voorzitter houdt in de gaten of de plannen en besluiten van het bestuur goed worden uitgevoerd.

Penningmeester: de financiële wachter

De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële gezondheid van de organisatie en beheert de clubkas. Zijn of haar taken omvatten:

• Beheer van financiën: Het bijhouden van alle inkomsten en uitgaven in het kasboek.
• Verrichten van betalingen: Zorg dragen voor het tijdig en correct uitvoeren van alle betalingen.
• Financiële rapportage: Regelmatig rapporteren over de financiële status aan het bestuur.
• Jaarverslag en begroting: Het opstellen van het financieel jaarverslag en de begroting voor het komende jaar.

Secretaris: de informatiebeheerder

De secretaris speelt een belangrijke rol in de communicatie en documentatie van zowel binnen de organisatie als naar de buitenwereld toe. Enkele belangrijke taken zijn:

• Archiveren: Het bewaren van belangrijke documenten en correspondentie.
• Notuleren: Het maken van notulen tijdens vergaderingen om besluiten en discussies vast te leggen.
• Externe communicatie: Het schrijven van brieven en berichten namens de organisatie.
• Activiteiten: Verantwoordelijk voor het nauwkeurig documenteren van activiteiten voor subsidieaanvragen en het aanvragen van de benodigde vergunningen.
• Sociale media en mail: Eventueel ook het bijhouden van online communicatiekanalen en de e-mailcorrespondentie.

Elk van deze rollen is essentieel voor het soepel laten draaien van je organisatie. Door ervoor te zorgen dat elk bestuurslid zijn of haar taken en verantwoordelijkheden kent en begrijpt, bouw je aan een sterke en effectieve organisatie. En onthoud, in een team is samenwerking de sleutel tot succes!

Omgaan met bevoegdheden en risico’s

Binnen een organisatie is het belangrijk om goed na te denken over wie wat mag besluiten en doen. Dit noemen we ‘bevoegdheden’. Maar met bevoegdheden komen ook risico’s. Het is net als bij het geven van de sleutels van je huis aan iemand: je moet erop kunnen vertrouwen dat ze er verantwoordelijk mee omgaan.

Het toewijzen van bevoegdheden

Bevoegdheden geef je niet zomaar aan iedereen. Hier zijn enkele punten om over na te denken:

• Wie mag wat besluiten? Beslis wie de belangrijke beslissingen mag nemen. Bijvoorbeeld, mag de penningmeester grote bedragen uitgeven zonder overleg?
• Vier-Ogen-Principe: Overweeg het vier-ogen-principe, waarbij twee mensen een besluit of actie moeten goedkeuren. Dit zorgt voor extra controle en veiligheid.
• Duidelijke grenzen: Stel duidelijk vast wat iedereen mag doen. Bijvoorbeeld, tot welk bedrag mag iemand uitgeven zonder toestemming van het bestuur? Of mogen bepaalde beslissingen genomen worden over de contributie zonder overleg tijdens de ALV?

Het identificeren en beheersen van risico’s

Bij het beheren van een organisatie kom je verschillende risico’s tegen. Het is belangrijk om deze te herkennen en aan te pakken:

• Risico’s in kaart brengen: Denk na over wat er mis kan gaan. Wat als iemand te veel geld uitgeeft of als er een conflict van belangen is?
• Regels en procedures: Maak duidelijke regels en procedures om risico’s te verminderen. Bijvoorbeeld, regels over hoe(veel) geld uitgegeven mag worden.
• Training en bewustzijn: Zorg dat alle bestuursleden getraind zijn en begrijpen welke risico’s er zijn en hoe ze ermee om moeten gaan.

Voorbeeldvragen voor reflectie

Het is handig om regelmatig als team te reflecteren op jullie bevoegdheden en risico’s. Hier zijn wat vragen om je te helpen:

1. Hebben we duidelijke regels over wie wat mag beslissen?
2. Hoe zorgen we ervoor dat er geen misbruik wordt gemaakt van bevoegdheden?
3. Zijn er situaties waarin het risico te groot is? Hoe gaan we daarmee om?
4. Waar moet een vrijwilliger toestemming voor hebben?
5. Hoe lang mag iemand bestuurslid zijn?
6. Heeft een functie een doorslaggevende stem, zoals de voorzitter?
7. Wie mag er een subsidie vraag indienen?

Door goed na te denken over bevoegdheden en risico’s, zorg je ervoor dat je organisatie veilig en verantwoordelijk opereert. Dit is belangrijk voor het vertrouwen en de geloofwaardigheid van je organisatie, vooral als je werkt met jeugd en jongeren.

Regelingen voor afwezigheid van bestuursleden

Net als in het echte leven, kan het gebeuren dat een bestuurslid van je organisatie tijdelijk niet beschikbaar is. Dit kan komen door ziekte, vakantie of andere redenen. Het is belangrijk om hier goede afspraken over te maken. Dit noemen we ‘belet’ en ‘ontstentenis’ regelingen.

Wat is belet en ontstentenis?

• Belet: Dit betekent dat een bestuurslid tijdelijk zijn of haar functie niet kan uitoefenen. Bijvoorbeeld door ziekte of persoonlijke omstandigheden.
• Ontstentenis: Dit gaat een stap verder en betekent dat iemand helemaal stopt als bestuurslid, bijvoorbeeld door ontslag of het einde van de termijn.

Hoe te handelen bij afwezigheid

Het is belangrijk om voor beide situaties regelingen te hebben. Hier zijn wat tips:

• Vervanging regelen: Beslis wie de taken overneemt als een bestuurslid afwezig is. Zo blijft alles soepel lopen.
• Besluitvorming: Maak duidelijke afspraken over hoe beslissingen worden genomen als niet iedereen aanwezig kan zijn. Bijvoorbeeld, is er een minimum aantal bestuursleden nodig voor een besluit?
• Communicatie: Zorg dat iedereen in de organisatie weet hoe om te gaan met afwezigheid van bestuursleden.

Voorbeelden van afspraken

Het kan handig zijn om concrete voorbeelden te hebben van hoe andere organisaties dit doen. Hier zijn enkele ideeën:

• Bij grote uitgaven: Stel de eis dat alle bestuursleden aanwezig moeten zijn bij besluiten over grote uitgaven, bijvoorbeeld meer dan 1000 euro.
• Minimaal aantal bestuursleden: Bepaal dat voor bepaalde besluiten een minimum aantal bestuursleden nodig is.
• Tijdelijke vervanging: Wijs iemand aan die tijdelijk de taken overneemt bij afwezigheid.
• Bij overlijden: Indien het bestuur door het overlijden van een derde bestuurslid onder het minimumaantal van drie bestuursleden komt, blijven de overgebleven bestuursleden bevoegd om beslissingen te nemen tot nieuwe bestuursleden zijn benoemd.

Door duidelijke regelingen te hebben voor de afwezigheid van bestuursleden, zorg je voor continuïteit en stabiliteit in je organisatie. Het helpt ook om te zorgen dat belangrijke besluiten niet worden vertraagd en dat de organisatie altijd goed geleid wordt.

Stemrecht en raadgevende stem

In een organisatie is het belangrijk om besluiten te nemen op een eerlijke en duidelijke manier. Dit geldt zeker voor het stemrecht binnen het bestuur. Soms kan het stemrecht variëren, zoals bij meervoudig stemrecht. Ook is er iets zoals een ‘raadgevende stem’, wat weer een andere rol heeft. Laten we dit eens nader bekijken.

Wat is meervoudig stemrecht?

Meervoudig stemrecht betekent dat sommige bestuursleden meer dan één stem kunnen uitbrengen tijdens een stemming. Dit kan bijvoorbeeld in de statuten van je organisatie zijn vastgelegd. Het is belangrijk om goed na te denken over wanneer en hoe je dit toepast.

Enkele overwegingen zijn:

• Wanneer is meervoudig stemrecht toepasselijk? Bepaal duidelijk in welke situaties iemand meer stemmen mag uitbrengen.
• Balans en eerlijkheid: Zorg dat het gebruik van meervoudig stemrecht eerlijk is en de balans binnen het bestuur niet verstoort.

De rol van de raadgevende stem

Naast het gewone stemrecht, kan er ook sprake zijn van een ‘raadgevende stem’. Dit betekent dat iemand wel advies mag geven tijdens een besluit op de ALV (algemene ledenvergadering), maar niet mee mag stemmen. Dit kan handig zijn in situaties waarbij je de wijsheid of ervaring van iemand wilt gebruiken, zonder dat deze persoon een beslissende stem heeft.

Enkele punten om over na te denken:

• Wie heeft een raadgevende stem? Beslis welke rollen of personen een raadgevende stem hebben.
• Invloed van de raadgevende stem: Zorg dat duidelijk is hoe het advies van de raadgevende stemmen wordt meegenomen in de besluitvorming.

Voorbeeld afspraken

Bij het vaststellen van regels rondom stemrecht en raadgevende stemmen is het belangrijk om duidelijke en concrete afspraken te hebben. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe je organisatie dit kan aanpakken:

Afspraken over raadgevende stem

• Uitnodiging bestuurders en commissarissen: Alle bestuurders en commissarissen worden uitgenodigd voor de algemene ledenvergadering (ALV), zelfs als ze geen lid zijn van de vereniging.
• Opname in bestuursreglement: Deze afspraak wordt opgenomen in het bestuursreglement.
• Toestaan van raadgevende stem: Tijdens de ALV mogen bestuurders en commissarissen een raadgevende stem uitbrengen.
• Jaarlijkse evaluatie: De afspraak over de raadgevende stem wordt jaarlijks geëvalueerd om te verzekeren dat deze wordt nageleefd.

Afspraken over meervoudig stemrecht

• Toepasbaarheid meervoudig stemrecht: Bepalen of meervoudig stemrecht wel of niet van toepassing is voor jouw vereniging of stichting.
• Dubbele stem voor voorzitter/penningmeester: In gevallen van gelijke stemmen kan de voorzitter of penningmeester een dubbele stem krijgen.
• Voorwaarden voor dubbele stemmen: Dubbele stemmen tellen alleen als het bestuur voltallig aanwezig is, als er maximaal één afwezig bestuurslid is, of als er minimaal vijf bestuursleden aanwezig zijn.

Door deze afspraken te maken en duidelijk te communiceren, zorg je voor transparantie en eerlijkheid in de besluitvorming van je organisatie. Dit helpt bij het opbouwen van een respectvolle en evenwichtige bestuurscultuur, waarin de stem van iedereen wordt gehoord en gewaardeerd.

Het toezichthoudend orgaan

Naast de eerder besproken onderwerpen is het ook van belang om stil te staan bij het concept van een toezichthoudend orgaan binnen organisaties.

• Wat is een toezichthoudend orgaan? Een toezichthoudend orgaan, vaak aangeduid als een Raad van Commissarissen (RvC) of Raad van Toezicht (RvT), is een groep personen die gezamenlijk toezicht houdt op het handelen van het bestuur van de vereniging of stichting. De WBTR spreekt over deze organen als belangrijke entiteiten voor het waarborgen van goed bestuur en toezicht.
• Toepassing in jeugd- en jongerenorganisaties: Veel jeugd- en jongerenorganisaties hebben geen formeel toezichthoudend orgaan. Als jouw organisatie echter wel zo’n orgaan heeft, is het cruciaal om heldere afspraken te hebben over de rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, rechten en plichten van iedereen die erbij betrokken is.

Voorbeeldafspraken voor toezichthoudende organen

Om je een idee te geven van hoe je deze structuur kunt toepassen, volgen hier enkele voorbeeldafspraken:

• Geen toezichthoudend orgaan: Voor organisaties zonder een toezichthoudend orgaan, is het belangrijk om andere vormen van toezicht en controle binnen het bestuur te hebben.
• Raad van Toezicht (RvT): Indien aanwezig, omschrijft de RvT de taken, rechten en verantwoordelijkheden van haar leden, apart van die van het bestuur.
• Raad van Commissarissen (RvC): Net als bij de RvT, definieert de RvC haar eigen unieke rol binnen de organisatie.
• Verdeling van taken en bevoegdheden: Het is belangrijk om een duidelijke scheiding van taken en bevoegdheden tussen het bestuur en de RvT/RvC vast te stellen.

Het hebben van duidelijke afspraken en een goed gedefinieerde structuur voor een toezichthoudend orgaan, indien van toepassing, draagt bij aan de transparantie, integriteit en effectiviteit van je organisatie.

Conclusie en extra bronnen

We hebben samen veel besproken over de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) en hoe deze van toepassing is op jouw vrijwilligersorganisatie in de jeugd- en jongerensector. We hopen dat dit artikel je heeft geholpen om een beter inzicht te krijgen in de WBTR en hoe je deze kunt toepassen binnen je organisatie. Onthoud dat een sterke, transparante en verantwoordelijk bestuurde organisatie essentieel is voor het waardevolle werk dat je doet met jeugd en jongeren.

Voor meer informatie en verdieping kun je de volgende bronnen raadplegen:

• KvK website: Voor meer informatie met betrekking tot de WBTR. Ga naar de website.
• Informatieblad van de Overheid: Ga naar de website.
• Hulp nodig met je statuten? WBTR.nl helpt je bij het inrichten van je statuten en heeft stappenplannen om je te ondersteunen als je zelf de statuten wilt voorbereiden.
• Gratis veiligheidswerkmap: Een waardevolle bron voor organisaties die werken met jeugd en jongeren. Deze werkmap biedt praktische tools en adviezen voor het creëren van een veilige omgeving. Bekijk de Veiligheidswerkmap.
• Advies en maatwerk: Heb je specifieke vragen of heb je behoefte aan persoonlijk advies? Onze experts staan klaar om je te ondersteunen. Meer informatie vind je op Advies en Maatwerk.
• Stappenplan WBTR voor Jeugd- en Jongerenorganisaties: Dit stappenplan is een essentiële gids specifiek ontworpen voor jeugd- en jongerenorganisaties. Het biedt een stap-voor-stap benadering om ervoor te zorgen dat jouw organisatie volledig voldoet aan de vereisten van de WBTR. Het stappenplan helpt je bij het navigeren door de verschillende aspecten van de wet en zorgt ervoor dat je geen belangrijke stappen over het hoofd ziet in het proces van naleving.