Werken jouw vrijwilligers met kinderen of andere kwetsbare mensen? Dan is het belangrijk dat ze een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Zo’n verklaring laat zien dat iemand geen strafblad heeft dat een probleem is voor het werk dat ze doen. De organisatie Justis checkt wie de VOG aanvraagt en geeft ze uit. Met de ‘Regeling Gratis VOG’ kost het je organisatie niets behave een goede voorbereiding. Hieronder leggen we je stap voor stap uit waaraan je moet voldoen.
TIP: Het is slim om elke drie jaar een nieuwe VOG te vragen aan je vrijwilligers. Zo blijft alles veilig en up-to-date.
Waarom is een VOG belangrijk voor je organisatie?
- Je werkt met kinderen of kwetsbare personen.
- Het beschermen van kinderen is ook jouw taak.
- Je neemt de zorgen van ouders serieus.
- Je ondersteunt je vrijwilligers.
- Je houdt je organisatie sterk en veilig.
Hoe kom je als organisatie in aanmerking voor de gratis VOG?
Organisaties die in aanmerking willen komen voor de regeling voor een gratis VOG, kunnen zich aanmelden via de website gratisvog.nl. Het CIBG (onderdeel van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport) beoordeelt vervolgens of je organisatie aan de voorwaarden voldoet en koppelt dit aan je terug.
Wat zijn de voorwaarden waaraan je moet voldoen?
Om gratis Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG’s) voor je vrijwilligers te krijgen, moet je organisatie aan bepaalde voorwaarden voldoen:
- Doelgroep vrijwilligerswerk: Je organisatie werkt met vrijwilligers die hulp bieden aan kwetsbare mensen. Denk hierbij aan onbetaald en vrijwillig werk dat uitgevoerd wordt in georganiseerd verband, voor het welzijn van anderen of de maatschappij.
- Preventie- en integriteitsbeleid: Je organisatie moet actief een beleid voeren dat gericht is op preventie en integriteit. Het is belangrijk dat dit beleid zichtbaar is voor je vrijwilligers, bijvoorbeeld via je website. Zorg dat je dit beleid kunt laten zien bij je aanmelding, door het te uploaden of te linken.
- Beperkingen op basis van wetgeving: Als je organisatie vrijwilligers heeft die al vanuit andere wet- of regelgeving een VOG moeten hebben, kan je beperkt deelnemen aan deze regeling. Denk aan scholen, peuterspeelzalen, en opvangcentra zoals TSO en BSO.
- KvK-inschrijving: Je organisatie moet ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel en een KvK-nummer hebben.
- eHerkenning Niveau: Om gratis VOG’s aan te kunnen vragen via MijnJustis, moet je organisatie beschikken over eHerkenning met minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 (EH2+). Sinds 1 juli 2021 is eHerkenning niveau 1 (EH1) niet meer geldig. Ook moeten je vrijwilligers over DigiD beschikken om de gratis VOG aan te vragen.
De voorbereiding binnen je organisatie
Door deze voorbereiding te volgen, zorg je voor de eerste stappen van een veilige en vertrouwensvolle omgeving in je organisatie. Dit is niet alleen belangrijk voor de mensen waarmee je werkt, maar versterkt ook de integriteit en professionaliteit van je organisatie.
Stap 1: Het onderwerp op de agenda zetten
Begin met het bespreekbaar maken van de VOG binnen je organisatie. Dit is een belangrijke eerste stap om bewustzijn te creëren en de kans op misbruik te verkleinen. Praat erover in teamvergaderingen en zet het op de agenda.
Stap 2: Risicoanalyse uitvoeren
Gebruik de checklist op vrijwilligerswerk.nl om risicofactoren in je organisatie te identificeren. Vul deze checklist in met je team van vrijwilligers om samen bewust te worden van eventuele risico’s.
Stap 3: Omgangsregels en gedragscode
Stel duidelijke omgangsregels op en voer een gedragscode in. Dit helpt iedereen de grenzen van acceptabel gedrag te begrijpen. Gebruik de modelgedragscode van Platform Vrijwillige Inzet als leidraad. Laat zowel vrijwilligers als medewerkers deze code ondertekenen.
Stap 4: Vertrouwenspersoon aanstellen
Wijs een vertrouwenspersoon aan die beschikbaar is voor gesprekken met mensen die hulp nodig hebben of een probleem willen melden. Zorg dat deze persoon goed bekend is binnen de organisatie en dat contactgegevens altijd beschikbaar zijn.
Stap 5: Zorgvuldig aanstellingsbeleid
Ontwikkel een duidelijk beleid voor het aannemen van nieuwe vrijwilligers. Dit beleid moet omvatten:
- Een intakegesprek.
- De verplichting van een VOG voor vrijwilligers die met kwetsbare doelgroepen werken.
Stap 6: Meldprotocol opstellen
Maak een protocol dat beschrijft hoe te handelen bij (vermoedens van) misbruik of ongewenst gedrag. Dit moet duidelijk maken hoe en bij wie dergelijke situaties gemeld moeten worden.
Checklist voor je organisatie
- We hebben over de VOG gepraat.
- Omgangsregels zijn herzien en vastgesteld.
- Risico’s zijn gecheckt met de checklist.
- Gedragscode is gemaakt.
- Vertrouwenspersoon is aangesteld.
- Duidelijk aanstellingsbeleid is aanwezig.
- Meldprotocol is gemaakt.
Aanmeldingsproces voor gratis VOG voor je organisatie
Als je organisatie alle punten op de checklist heeft afgevinkt, is het tijd voor de volgende stap: het aanmelden van je organisatie voor de gratis VOG. Het doorlopen van deze stappen zorgt ervoor dat jouw organisatie op de juiste wijze toegang krijgt tot de regeling.
Hoe meld jij je aan?
- Aanmelding via website: Ga naar gratisvog.nl en meld je organisatie aan. Zorg ervoor dat je tijdens de aanmelding je beleid beschikbaar hebt. Je kunt dit uploaden of een link naar het beleid op je website bijvoegen.
- Beoordeling door CIBG: Het Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg (CIBG), een uitvoeringsorgaan van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, controleert of je aanmelding compleet is. Het CIBG beoordeelt immers je aanvraag voor de Regeling Gratis VOG.
- Besluitvorming: Het CIBG heeft acht weken de tijd om je aanmelding te beoordelen en besluit dan of deze wordt goedgekeurd of afgewezen.
Na goedkeuring
- Actie na goedkeuring: Zodra je een e-mail ontvangt dat je organisatie is toegelaten tot de regeling, kun je beginnen met het klaarzetten van gratis VOG’s voor je vrijwilligers.
- Extra profielen: Als je vrijwilligers specifieke taken hebben, zoals financiële verantwoordelijkheden, kun je extra profielen aanvinken.
Publicatie en digitale aanvragen
- Publicatie op website: Als je organisatie officieel is toegelaten tot de regeling, wordt ze vermeld in het verzamelbestand op deze website.
- Digitale VOG-Aanvragen: De gratis VOG is alleen digitaal beschikbaar. Je organisatie moet de aanvragen digitaal klaarzetten met eHerkenning (EH2+). Vrijwilligers gebruiken hun DigiD om de VOG aan te vragen. Meer over eHerkenning lees je in de gratis Veiligheidswerkmap.
